سازماندهی محیط کار بر اساس سیستم 5S

 مقدمه:

امروزه اغلب کشور های جهان سعی دارند به منظور استفاده بهینه از منابع موجود که شامل زمان، کارکنان، ماشین آلات و ابزارها، مواد و پول می باشند، فرایندهای مناسب را انتخاب و سپس در قالب برنامه ریزی مطلوب آنرا سازماندهی و مدیریت نمایند.

 5S یکی از مباحث عمده در مدیریت می باشد. این سیستم ابتدا در ژاپن و سپس در سایر کشورها بکار گرفته شده است. 5S بعنوان مهمترین رهیافت و ستونی استوار در ساختمان عملیات اصلاحی و بهبود بهره وری شناخته شده که اجرای این اصول در صنایع و سازمان های مختلف تجاری، صنعتی، خدماتی و حتی منزل موجب افزایش بهره وری، استفاده بهینه از سرمایه ها، کاهش زمان انجام کار، افزایش کارایی و در نهایت سوددهی بیشتر گردیده و علاوه برآن 5S چهره سازمان را بانشاط و در عین حال دگرگون ساخته و فرصت های کاری بیشتر و مناسب تری را ایجاد می نماید.

 تاریخچه:

تکنیکی تحت عنوان  5S برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت. در ابتدا نیز محدود به 3S بوده است. ایده این با الگو برداری از برخی صنایع آمریکایی و اروپایی توسعه یافت و ژاپنی ها با سیستماتیک نمودن آن 5S را ارایه و اجرا نمودند.

الگوی اولیه که مورد استفاده ژاپنی ها قرار گرفت، شامل سه دسته از صنایع می گردید.

دسته اول:

صنایعی که رعایت بهداشت و پاکیزگی، تمیزی و نظم از زیر ساخت های اساسی آن بوده اند؛ مانند:

تهیه و تولید و توزیع مواد غذائی؛

تهیه و تولید وتوزیع مواد داروئی ؛

تهیه و تولید و توزیع مواد بهداشتی و آرایشی ؛

صنایع میکرو الکترونیک؛

 

صنایع ماکرو الکترونیک که شامل Clean roomبوده اند.

دسته دوم:

سازمانهای خدماتی مانند هتل ها، سوپر مارکت ها، کتابخانه ها و مراکز تفریحی

در این سازمان ها مشتری با محیط سازمان تماس مستقیم و نزدیک داشته و حساسیت بالای مشتریان از اینگونه سازمان ها به تمیزی، نظم و سرعت پاسخگویی به خواسته مشتری موجب می شد که این سازمان ها برای بقا و رقابت ناچار به رعایت اصول خاصی باشند.

دسته سوم:

 سازمانهای پیشرویی که به اهمیت مباحثی مانند انسان، ماشین و کار، محیط و رابطه درست آنها توجه نموده و تلاش نموده اند که ارتباطی منطقی بین عناصر بهم پیوسته انسان،ماشین و محیط کار ایجاد نمایند.

 

مفاهیم و ساختار تشکیل دهنده نظام آراستگی محیط کار:

 

3.1   S اول: ساماندهي  (Seiri)

هدف از ساماندهي نظم دادن به كليه اجزاي يك سازمان جهت نيل به اهداف است. از ديدگاه «5S» ساماندهي به معناي تشخيص ضرور از غيرضرور، اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويت ها براي رهايي از غيرضروري ها است. در این ديدگاه ساماندهي امري دشوارتر از قراردادن اشياء در گوشه‌اي مي‌باشد و هدف ايجاد نظمي مطلوب و مناسب است. به منظور موفقيت در ساماندهي مي‌بايستي به اولويت بندي پرداخت. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

تفكيك اشياء ضروري از غير ضروي (مشخص كردن ملزومات اداري كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندي انها با توجه به اولويت استفاده از آن، تفكيك کار برگ هاي از رده خارج و کار برگهاي در گردش)؛

دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد ( جمع آوري و انبار مناسب وسائل و تجهيزات و ... )؛

رفع عيوب و خرابي ها ( تعمير ملزومات اداري، تجهيزات فني و خودروهاي مورد استفاده و... )؛

مبارزه با علل آلودگي ها ( استفاده از دستگاههاي تهويه مطبوع، ممنوع كردن كشيدن سيگار در محل كار، حمل و نقل مناسب غذا، استفاده بهداشتي از ذخيره آب و ... )؛

بازبيني پوشش ها و محفظه ها به منظور پيشگيري از علل آلودگي ( بسته بندي مناسب قطعات در انبار، استفاده از درزگير در پنجره ها و درپوش براي فاضلابها و ... )؛

تميز كردن محل كار ( شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده، نظافت در انبار، جمع آوري روغنهاي مستعمل... )؛

جلوگيري از آلودگيهاي كف سالن ها (شستشوي منظم سالن تعميرگاه، مشبك نمودن جايگاههايي كه آلوده كننده هستند مثل تعويض روغني و نقاشي و...؛

حذف آلودگي هاي گرد و غبار ( استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن تعميرگاهها، استفاده از فيلترهاي صافي هوا و ... )؛

سازماندهي انبارها ( استفاده از سامانه¬هاي نوين انبارداري و ... )؛

تعیین مضرت وجود اقلام غير ضروري؛

تعیین ملاك هاي تفكيك اقلام ضروري از نيمه ضروري و غير ضروري؛

اجرای تكنيك برچسب قرمز(RED TAG)؛

شناسایی موانع فرهنگي پيشاروي ساماندهي؛

ريشه يابي دلايل انباشته شدن اقلام غيرضروري؛

استانداردسازي عمليات S اول؛

مميزي اجراي S اول توسط تيم ها و تعيين اقدامات اصلاحي؛

انتخاب تيم برتر در S اول.

 

3.2   S دوم: نظم و ترتيب (Seiton)

هدف از اجرای نظم و ترتيب، قرار دادن اشياء در مكان هاي مناسب و مرتب به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و بكار بردن اشياي مورد نياز، بدون انجام جستجوهاي بيهوده. هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن 5S و ايمني كار در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدين منظور بايد همه وسايل، اقلام و کاربرگ هاي مورد نياز را كه قبلا در بند 1 شناسايي نموده و كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص نموده‌ايم را در جاي مناسب قرار دهيم به نحوي كه با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت ديگر قرار دادن اشيا در بهترين مكان به بهترين طريق ممكن و امكان دسترسي به آن با حداكثر سرعت (زير 30 ثانيه). نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

اشيايي را كه مرتب استفاده مي كنيم، در محل كار قراردهيم (تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري و كارگران به تجهيزات مورد نياز)؛

برچسب گذاري و شناسايي كليه زونكن ها، فايل ها، قفسه ها (برچسب گذاري فايلها به نحوي كه نشان دهنده محتويات آن باشد)؛

استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فايلها و قرار دادن ملزومات در جاي خود، استقرار و طبقه بندي وسايل در قفسه هاي مخصوص)؛

بازگرداندن هر چيز در حداقل زمان (بازگرداندن زونكن سوابق به محل بايگاني، مرتب كردن اقلام و وسائلي كه روزانه با آن سر و كار داريم، قرار دادن صندلي پشت ميز كار در هنگام ترك محل كار و ابزار در محل مخصوص خود)؛

علامت گذاري محدوده ها و محل استقرار اشياء و شناسايي افراد (تابلو هاي مشخص كننده نام افراد، مشخص شدن محل استقرار خودروهاي شركت)؛

نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات ( نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب)؛

طراحي اعلانات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن، طراحي زيبا و خوانا بودن)؛

اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم، در محل كار قرارداده يا با خود حمل كنيم. ( نصب ابزار آلات بر روي بوردهاي مخصوص در تعميرگاهها و ... )؛

نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات ( نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب... )؛

استقرار كاركردي مواد، قطعات در قفسه ها و نظم بخشي به ابزارها و تجهيزات؛ ( جدا نمودن قطعات معيوب از بقيه در انبارها، چيدن قطعات ها در پالت هاي انبار مطابق با اصول انبارداري، استفاده از سامانه FIFO)

استانداردسازي عمليات S دوم؛

مميزي اجراي S دوم توسط تيم ها و تعيين اقدامات اصلاحي؛

انتخاب تيم برتر در S دوم.

 

3.3   S سوم: پاكيزه سازي (Seiso)

هدف از پاكيزه سازي، دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء از آلودگي ها و مواد خارجي است. به عبارت ديگر پاكيزه سازي نوعي بازرسي است. برخي از لوازم، تجهيزات و مكانها لزوماً بايد بسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند. بنابراين لازم است كه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و بر اين باور بود كه پاكيزه سازي تنها تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست بلكه پاكيزه سازي امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد. به عبارت ديگر پيشگيري از كثيفي و پاكيزه نگه داشتن مداوم محيط، اموال و افراد و حذف و يا كنترل آلودگي و يادآوري اين نكته كه محل كار خود را همانند خانه خود بدانيم. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

 

تعريف مسئوليت هاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار (حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از کارکنان، پاكيزگي و نظافت البسه کارکنان)؛

شناسايي و رفع خرابي هايي كه در اثر نشتي ها فرسايش ها، ترك ها و غيره بوجود آمده است؛

شناسايي منابع آلودگي و سعي در حذف و يا كنترل آن؛

تميز كردن محل كار (شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده، نظافت در انبار، جمع آوري لوازم مستعمل، تميز كردن هر چيز بلافاصله بعداز كثيف شدن)؛

حذف آلودگي هاي گرد و غبار (استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فيلترهاي صافي هوا، استفاده از كاورها، قرار دادن اقلام و اشيا در محفظه هاي دربسته)؛

پاكيزه كردن محل هايي كه از چشم افراد به دور است (زير ميزها، گوشه هاي اتاق، زير ملزومات اداري و تجهيزات فني، پشت پرده پنجره ها، فايلها، كشوها و...)؛

آسان سازي بازبيني ( بازرسي و بازديد مديريتها از مجموعه تحت پوشش خود ...)؛

مشخص نمودن مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار ( حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از کارکنان ...)؛

انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر جهت رفع مشكلات جزئي؛

فعاليت هاي لازم توام با مسابقاتي براي تميز كردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن يك معيار در ارزيابي نمايندگيها و تعيين واحد نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه کارکنان به امر پاكيزگي محل كار... )؛

رنگ آ‎ميزي و اصول آن در پاكيزه سازي پايه PM.

 

3.4   S چهارم: استاندارد سازي (Seiketsu)

هدف از استانداردسازي، كنترل و اصلاح دائمي سازماندهي، نظم، ترتيب و پاكيزگي است. تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت بوده و با استفاده از چك فهرست هاي مناسب و استاندارد كردن مقررات، از نوآوري و خلاقيت، محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نموده تا همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

بازبيني دوره اي (تشكيل کارگروه بازرسي، بازرسي و بازديد از مجموعه تحت پوشش، برگزاري مميزي داخلي)؛

علامتگذاري محدوده هاي خطر و يا مراقبت خاص (در انبار مواد شيميايي، تجهيزات با فشار كاركرد بالا)؛

علايم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسايل ايمني و راهنماي سامانه اطفاي حريق، تابلوهاي سيگار كشيدن ممنوع)؛

تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه (آموزش کارکنان در خصوص بروز خطر، تدوين دستورالعملهاي كاري براي استفاده از تجهيزات ويژه)؛

برچسب هاي نشاندهنده ميزان دقت ابزار (نصب ميزان دقت تجهيزات و تاريخ اعتبار و كنترل براي آنها)؛

تدوين دستورالعمل اجراي سامانه؛

تشكيل جلسات کارگروه راهبري، بررسي نتايج بازرسي هاي دوره‌اي و اخذ تصميمات لازم براي پيشبرد اهداف؛

استفاده از علائم و نشانه­ها ( در سالن تعميرگاه ها، انبار و دفاتر اداري... )؛

علایم نشاندهنده جهت و راهنما ( جهت حركت خودروها در تعميرگاه و استفاده از تابلوي راهنماي واحدهاي طبقات در معابر ورودي ساختمانها... ).

 

3.5   S پنجم: انضباط (Shitsuke)

هدف از انضباط، آموزش عادات و توانايي­هايي جهت انجام يك وظيفه خاص می باشد. نكته اصلي در ايجاد انضباط، جایگزینی عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايد از طريق آموزش شيوه­هاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه آغاز نمود. همچنين اين تمرين ها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها تحقق مي­پذيرد. به عبارت ديگر انضباط فرآيند تكرار و تمرين انجام يك كار است. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

تمرين نظم و ترتيب (آموزش، نظارت مستمر، ارزيابي و پاداش به کارکنان جهت نظم و انضباط)؛

تمرين وقت شناسي (آموزش استفاده بهينه از زمان، بخصوص در بخش تعميرات در سالنها و برقراري جلسات)؛

نگرش مديريت به فضاهاي عمومي (ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار)؛

استفاده از تابلوهاي اعلانات و يا تابلو هاي عمومي براي درج پيام هاي آموزشي 5S؛

تمرين اقدامات ضروري ( استفاده از تجهيزات ايمني ... )؛

توجه به زيبايي ها و رعايت ظاهری ( استفاده از لباسهاي كار مناسب در تعميرگاه، شركت و دیگر مکان ها ).

 

نتیجه:

پیاده سازی سیستم های مدیریتی می تواند بطور اثر بخش تحولاتی مثبت را در سازمان با اجرای دقیق بعمل آورد. بنابراین مدیریت سیستمی امروز دقیقا برمبنای تکنیک های علمی و عملی و منطقی مدون شده ای است که 5S در آن نقش اساسی ایفا می نماید. از مزایای پیاده سازی صحیح نظام آراستگی محیط کار می توان به موارد ذیل اشاره نمود.

اتلاف زدايي زماني با كاهش زمان دسترسي به اقلام؛

بهبود وضعيت تعمير و نگهداري(PM) و جلوگيري از خرابي ها و توقفات ناخواسته ماشين آلات؛

بهبود بهره وري تجهيزات و ابزار آلات بدليل استفاده صحيح، مكانيابي صحيح، بازگرداندن پس از مصرف به مكان مقرر و جلوگيري از گم شدن آنها؛

بهبود كيفيت محصولات و خدمات؛

تقويت كار تيمي؛

بهبود روحيه كاركنان بدليل آراستگي ،زيبايي و دلپذير تر شدن محيط كار؛

افزايش ايمني و پيشگيري از حوادث؛

بدليل بازرسي هاي ادواري، رنگ آميزي ها، هشدارها، مشخص كردن مكان هاي خطر، حساسيت پوشش كاركنان، حساسيت به حفظ دستگاه ها، حساسيت به رعايت استانداردها؛

نهادينه سازي انضباط؛

نظم و ترتيب و رعايت استانداردها در ميان كاركنان؛

تاثير مثبت بر بازديد كنندگان؛

شكستن حال و هواي ركود و ايجاد پارادايم بهبود جويي در ميان كاركنان سازمان؛

كاهش ضايعات و دوباره كاري ها.